Modelo factura en Word y Excel

En ocasiones el crear facturas puede ser un trabajo laborioso para el pequeño empresario, autónomo o PYME, pero es del todo necesario. La factura es un documento de vital importancia en las empresas y es un fiel reflejo de la actividad del autónomo o empresa.

Aquí podréis descargar modelos y plantillas gratis para utilizar en vuestras actividad económica.

Cómo hacer una factura

Hay multitud de diseños y formas, pero básicamente deberán de contener de forma obligatoria los siguientes datos:

  1. El emisor de la factura: La razón social o nombre de la empresa, NIF, dirección y datos de contacto.
  2. El remitente de la factura: Deberá de contener el nombre, apellidos, dirección, NIF/CIF del cliente o persona a la que va dirigida la factura.
  3. Número de la factura y su fecha
  4. Conceptos:  Se reflejará la descripción de servicios, productos o bienes que son objeto del cobro.
  5. Base imponible de los conceptos
  6. Retención de IRPF: 15% o 7%. En caso de que se emita una factura a otro autónomo o empresa.
  7. IVA: Dependiendo del objeto de cobro a facturar podría ser del 21%, 10%, 14% o 0%
  8. Importe total: Con los descuentos, envíos e impuestos ya aplicados.
  9. Forma de pago: Se reflejará las diferentes formas de realizar el pago (efectivo, transferencia, tarjeta de crédito/debito, domiciliación bancaria, cheque)

factura en papel

¿Qué es el NIF o CIF?

El NIF o Número de Identificación Fiscal, es un código identificativo de ciudadanos, autónomos y que es utilizado para temas fiscales y tributarios. Tiene 8 dígitos seguidos de una letra. Se podría comparar con el DNI de personas físicas.

El CIF o Código de Identificación Fiscal, es el código de una empresa o entidad que identifica a esta para temas fiscales y tributarios. En este caso el código comienza por una letra y le siguen 8 dígitos.

Los tipos de IVA

  • IVA 21% tipo general: el tipo impositivo del 21% es aplicable de forma general a todos los productos y servicios que no se encuentren recogidos en los tipos de IVA reducido o superreducido.
  • 10% IVA tipo reducido: este tipo de porcentaje es aplicado en los siguientes conceptos:
    1. Alimentación humana
    2. Productos destinados a la actividad agrícola y ganadera. Explotación forestal
    3. Agua de consumo humano y animal. Así como regadios
    4. Viviendas
    5. Gafas y lentillas
    6. Transporte de personas
    7. Gestión de residuos y recogida de basura y limpieza de calles.
    8. Museos, galerias de arte, bibliotecas y espectáculos amateur.
  • 4% IVA superreducido:  Este tipo de IVA es para los productos más básicos:
    1. Huevos, leche y sus derivados, pan.
    2. Periódicos, revistas y libros
    3. Viviendas de protección oficial
    4. Servicios para discapacitados. Protesis.
    5. Teleasistencia, residencias y medicamentos
  • 0% exento de IVA: Estarían exentas de pagar IVA las siguientes actividades:
    1. Los servicios medicos y sanitarios
    2. El alquiler de vivienda
    3. Sociedades deportivas, culturales o aquellas sociedades sin animo de lucro.
    4. La chatarra al considerar el fin de ciclo del objeto
    5. Seguros e inmobiliarias.

Tipos de facturas

En realidad los diferentes tipos de facturas que existen son variaciones o son consecuencia de un solo tipo de factura que seria la factura ordinaria.

Factura Ordinaria

Este tipo de factura es la mas utilizada y su objeto es reflejar y documentar una operación comercial, tanto la compraventa de algún bien o la prestación de servicios.

La factura ordinaria debe incluir los siguientes datos:

  • Número de factura y fecha de expedición
  • Razón Social o Nombre y apellidos del emisor, así como su NIF
  • Nombre y apellidos o Razón social del destinatario y NIF
  • Descripción de la compraventa o la prestación de servicios
  • Tipo de IVA y porcentaje de retención del IRPF si procede
  • Importe total a pagar incluyendo el desglose del IVA y IRPF

Factura rectificativa o factura de abono

Este tipo de factura es usada cuando la factura ordinaria tiene que ser modificada o corregida por los siguientes motivos:

  • No cumple con la normativa establecida por Ley
  • Si se produce una devolución de productos y hay que reflejar un abono
  • Se quiere incluir descuentos o bonificaciones no contemplados en la factura original.
  • Por declaraciones concursales o por sentencia firme que deje sin efecto las operaciones reflejadas en la factura ordinaria.

La factura rectificativa deberá contener todos los datos de la factura ordinaria pero ademas se deberán añadir:

  • Datos propios que identifiquen a dicha factura como la fecha expedición y número de factura.
  • Motivos y condiciones de la rectificación.
  • Las correcciones pertinentes en cantidades (ya sea en negativo o positivo) y tipos impositivos, en función a la corrección.

Las factura rectificativa deberá ser expedida el mismo momento que se constate el motivo por el cual debería ser rectificada y siempre que no haya transcurrido mas de 4 años de al emisión de la factura original.

Por otro lado, tambien cabe la posibilidad de englobar varias facturas originales para rectificarlas en una sola factura. En este caso, es necesario reflejar en la nueva factura rectificada el numero de facturas originales al que hace referencia.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa engloba en una única factura varias operaciones dirigidas al mismo destinatario con diferentes fechas, pero dentro de un mismo mes natural.

En este caso la factura deberá incluir las operaciones mensuales con la cuantía de las mismas, así como las descripciones de dichas operaciones.

Factura electrónica

Cada vez es mas frecuente este tipo de facturas por la comodidad de envío, ademas que tienen la misma funcionalidad que la factura convencional. Tiene los mismos datos y forma que una factura ordinaria, pero esta debe incluir una firma digital para que tenga validez.

Factura proforma

Este tipo de facturas no tiene un valor contable y no sirven de justificante. En realidad reflejan un presupuesto o una oferta comercial ante una futura operación que vaya a realizar, por lo que es habitual que incluya una fecha de validez máxima.

Su finalidad es la información al comprador de la futura compra que realizará, por lo que es necesario indicar claramente que es una factura proforma en el encabezado, para no confundir con una factura ordinaria.

Este tipo de factura no lleva número de factura y es aconsejable no firmarlas.

Descarga gratis de plantilla de factura en Word y Excel

Aquí tenéis un ejemplo de un modelo de plantilla de factura en Word y Excel.

Plantilla de Factura en Word

modelo factura en word

El modelo de la plantilla en Word es ideal para editar y comenzar la factura en blanco. Aunque el calculo de los conceptos y del Iva será manual. Puede ser util para autónomos que están comenzando la actividad.

Plantilla de Factura en Excel

modelo factura en excel

Este modelo de plantilla en Excel es muy práctica, ya que incluye los datos en las formulas para generar la factura por si sola. Además tiene la impresión ajustada para imprimir en A4.

 

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