Tanto si se trata de una reunión de vecinos, de juntas directiva, comunidad de propietarios o de cualquier tipo de asociación, el acta de reunión es la mejor herramienta para recoger todos los puntos de una reunión.
¿Como hacer una acta de reunion?
Este documento se puede calificar entre los mas importantes dentro del ámbito de la administración y empresa. Así que una correcta redacción del acta es imprescindible para que los temas a tratar sean registrados correctamente. En dicha acta deberá contener puntualmente todos los temas tratados en la reunion, así como los acuerdos alcanzados y constar todo ello por escrito. De esta manera el acta tendrá una validez formal.
Comenzaremos explicando que la redacción del acta de reunión o acta de reunion de trabajo de este articulo será en castellano, con lo que los términos y frases utilizados en la redacción serán los apropiados para dicha lengua.
Puntos a tener en cuenta para redactar el acta
- La redacción se hará con claridad y con oraciones cortas
- Se resaltará el texto con los temas más importantes
- La estructura del acta tendrá un formato lógico. Los temas tendrán que estar agrupados en la misma sección, aunque haga referencia a otras fechas diferentes
- Intentar seguir el ejemplo de otros modelo de actas de reunión.
- Cada declaración en la reunion de vecinos o reuniones de trabajadores sera asignada a su respectivo orador
- Al final del acta se incluirán los documentos que se hayan hecho referencia en la reunión y serán relacionados en la redacción del texto.
Estructura y formato de un acta
Cuanto mas claro este estructurado el acta mas legible sera el acta. El formato debe ser uniforme para que las personas a las que va dirigida el acta se acostumbren a una estructura mas o menos homogénea. Con lo que es conveniente que si vamos a crear mas actasde reunión, los modelos tengan una estructura similar entre las propias actas.
Las partes de una acta serán:
- El encabezado. En este apartado se incluirá la fecha, lugar y nombre de los participantes que formaron la reunión o junta general. Tambien es conveniente incluir los asistentes y los no asistentes. Seguido a esto encabezaremos el tema de la reunión.
- El cuerpo del acta. Se dejará constancia de todos los temas tratados y tambien se hará referencia a los vocales o personas físicas que comunicaron los temas a tratar, así como los temas discutidos o propuestas realizadas. Tambien es necesario reflejar las discusiones y argumentos en contra entre participantes. Es importante separar por párrafos los diferentes temas a tratar.
- Las conclusiones. Es la parte final del acta donde de reflejan los acuerdos y decisiones adoptadas en la reunión:
- Tareas a distribuir.
- Responsables (con nombres) de realizar trabajos o tareas.
- Planes a futuro o posibles presupuestos.
- Próximas reuniones.
- Anexos. Se incluirán los documentos adjuntos que se han hecho referencia en la reunión, presentaciones, presupuestos y cuentas sobre los temas tratados.
La redacción
A la hora de la redacción de una acta de reunion es necesario ajustarse a un estilo en concreto, en el debe de predominar la escritura de manera objetiva y concisa. Se debe te evitar hacer comentarios subjetivos o emocionales y tampoco se podrá redactar el acta en primera persona. En el texto se podrá resaltar las citas o comentarios importantes.
Para resoluciones oficiales o solicitudes se utilizará un estilo directo, y para las declaraciones se realizarán en un estilo indirecto. En términos generales, la redacción de un acta sera en tiempo presente, aunque en algunos momentos puede utilizarse el tiempo pasado. Una vez elegida la forma de la redacción en el tiempo se deberá acoger a dicha forma durante toda la redacción del documento.
Transcribir el acta de reunion
La transcripción de acta debe ser detallada, pero por otro lado es fácil que puedas olvidar comentarios, circunstancias o hechos, ya que no es fácil registrar todos los comentarios de una acta de reunión. Incluso puede haber oradores que no estén de acuerdo con las declaraciones reflejadas en el acta, respecto a lo que realmente quisieron decir. Por este motivo es muy importante preguntar todo aquello que no haya quedado claro.
Consejos para la realización de un acta:
- Los preparativos. Ten todos los gráficos y documentación relativa a reunion, y anticipate a aclarar conceptos que puedan no resultar conocidos. Tambien puede ser util tener las actas anteriores para recordar temas que puedan ser de interés. Intenta conocer antes a todos los participantes y ponerles caras por si tuvieras que indicar la asistencia de los participantes.
- La moderación. Tener claro cual es el tema o temas principales de la reunion. De esa manera evitaras transcribir temas poco o nada importantes.
- Orden en el acta. Deja espacios entre temas, ya que es frecuente volver a discutir sobre temas que ya se hablaron en la reunión.
- Utiliza abreviaturas. En ocasiones es complicado escribir a la velocidad que un orador, con lo que es conveniente utilizar abreviaturas que después sepas interpretar.
- Se objetivo. Con diferentes punto de vista y discusiones entre oradores, el transcriptor deberá mantener la objetividad y presentar las diferentes opiniones de manera justa. Es importante recoger en el acta las opiniones de las decisiones con las que no se esta de acuerdo.
- Pregunta opiniones. Al final del acta repasa todo lo apuntado en voz alta por si algún orador no esta de acuerdo con alguna transcripción hecha. De esta manera todos los participantes tendrá una idea de los temas tratados.
- Pásalo a limpio lo mas pronto posible. Es muy recomendable pasar el acta a limpio casi en el momento. De esta manera tendrás todo mas fresco y recordaras mejor los temas y opiniones de los oradores.
¿Quien firma las actas?
La actas deben de ser firmadas por el presidente de la junta o asamblea, presidente de comunidad de vecinos y por el secretario. Por contra no debe de firmarse por los representantes legales de una persona jurídica.
En ocasiones en las asambleas y reuniones de vecinos se suele designar los turnos de los presidentes y secretarios, con lo que dichas personas son las apropiadas para firmar las actas de reunión.
En caso de que el presidente o secretario no puedan firmar los actas, dichas actas podrían ser firmadas por el revisor fiscal, siempre y cuando este haya sido asistente en la reunion, ya que tiene que dar fe de la acta con su firma. Su firma atestigüa la presencia de este en la reunión.
El revisor fiscal solo puede sustituir la firma de una persona física, bien sea el presidente o el secretario, pero en ningún caso puede sustituir a las 2 personas al mismo tiempo.
Ejemplo de acta de reunión en Word
Aquí tenéis un plantilla en Word para descargar gratuitamente.
